เมื่อ Covid-19 ผลักวิธีการทำงานของเราเข้าสู่รูปแบบ Work From Home การประชุมออนไลน์ หรือ Video Conference จึงเข้ามามีบทบาทในหลายองค์กรนับตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา สำหรับหน่วยงานน้องใหม่ที่ยังไม่เคยชินกับการประชุมออนไลน์มาก่อน วันนี้ Fuzion Far East จะมาแนะนำ 5 อุปกรณ์ประชุมออนไลน์ที่ขาดไม่ได้ พร้อมแนะนำเคล็ดลับดี ๆ ที่ทำให้การประชุมออนไลน์ของคุณราบรื่น
5 อุปกรณ์ประชุมออนไลน์ที่ขาดไม่ได้
อุปกรณ์ประชุมออนไลน์จะต้องตอบสนองต่อการเชื่อมต่อทั้งภาพและเสียงสำหรับประชุมทางไกลโดยเฉพาะ โดยอุปกรณ์พื้นฐานที่ขาดไม่ได้มีดังนี้
1. อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง (Internet)
อินเทอร์เน็ต เป็นอุปกรณ์ประชุมออนไลน์ที่ขาดไม่ได้เลย เพราะอินเทอร์เน็ตเปรียบเสมือนใยแมงมุมที่เชื่อมโยงการสื่อสารและเครือข่ายจากทั่วโลก ดังนั้นอย่าลืมเช็กคุณภาพอินเทอร์เน็ตก่อนเริ่มประชุมว่ามีความเร็วและความเสถียรหรือไม่ เพื่อให้การประชุมออนไลน์ที่มีทั้งภาพและเสียงเป็นไปอย่างไม่ติดขัด ไม่เกิดปัญหาระหว่างประชุม เช่น ภาพกระตุก เสียงไม่ชัด แชร์ไฟล์งานไม่ได้ เป็นต้น
2. คอมพิวเตอร์ (Computer)
มีอินเทอร์เน็ตแล้วก็ต้องมีคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ประชุมออนไลน์พื้นฐานสำหรับเชื่อมต่อระหว่างผู้ร่วมประชุม โดยคอมพิวเตอร์ที่ใช้จะต้องรองรับโปรแกรมประชุมออนไลน์ เช่น Zoom, Google Meet หรือ Microsoft Teams เป็นต้น พร้อมทั้งสามารถใช้งานร่วมกับอุปกรณ์ประชุมออนไลน์อื่น ๆ เช่น ไมโครโฟน เครื่องฉายภาพ เป็นต้น
3. เครื่องฉายภาพ (Projector)
เครื่องฉายภาพ อุปกรณ์ประชุมออนไลน์สำหรับนำเสนอภาพให้กับผู้ร่วมประชุม โดยการประชุมออนไลน์แนะนำเป็น Smart Projector เครื่องฉายภาพที่มีการเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่าง ๆ แบบไร้สาย (Wireless Projection) สามารถนำเสนอข้อมูลโดยไม่ต้องใช้สายต่อกับเครื่องฉายภาพ ทำให้การประชุมออนไลน์ของคุณมีความคล่องตัวมากขึ้น
4. กล้องสำหรับประชุมออนไลน์ (Video Conference Camera)
กล้องสำหรับจับภาพผู้ร่วมประชุมและตำแหน่งของผู้พูด ควรเป็นกล้องที่ออกแบบมาเพื่อประชุมออนไลน์โดยเฉพาะสามารถจับภาพผู้พูดได้คมชัด ไม่กระตุก และไม่มีปัญหาภาพไม่ตรงกับเสียงผู้พูด
5. ไมโครโฟน (Microphone)
ไมโครโฟน เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ประชุมออนไลน์ที่ขาดไม่ได้ เพราะเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้การสื่อสารเกิดขึ้น ผู้ร่วมประชุมได้ยินซึ่งกันและกัน โดยข้อแนะนำสำหรับการเลือกไมโครโฟน คือ ต้องเป็นไมค์ตัดเสียงรบกวนรอบข้างได้ดี มีความไวในการรับเสียง และปรับระดับความดังของเสียงได้อัตโนมัติ
เคล็ดลับประชุมออนไลน์อย่างไรให้ได้ประสิทธิภาพ
นอกจากลงทุนกับอุปกรณ์ประชุมออนไลน์แล้ว เคล็ดลับสำคัญที่จะทำให้การประชุมออนไลน์ของเรามีประสิทธิภาพ คือ การเตรียมพร้อมก่อนเริ่มประชุม เพื่อให้ระหว่างการประชุมไม่เกิดความผิดพลาด หรือผิดพลาดน้อยที่สุด โดยการเตรียมพร้อมเบื้องต้นมีดังนี้
- ตรวจสอบสัญญาณอินเทอร์เน็ต เพื่อให้แน่ใจว่ามีอินเทอร์เน็ตพร้อมใช้งานได้ต่อเนื่องโดยไม่กระตุกหรือการมีอินเทอร์เน็ตที่ดีจะทำให้มีสมาธิอยู่กับการประชุมได้อย่างเต็มที่ และไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาเรื่องการขาดการเชื่อมต่อระหว่างประชุม
- เช็กความพร้อมของกล้อง โดยการตรวจสอบสัญญาณภาพก่อนเริ่มประชุม เพื่อป้องกันปัญหาภาพกระตุก ภาพไม่ตรงกับเสียงผู้พูด
- ทดสอบไมโครโฟนก่อนเริ่มประชุม ตรวจสอบว่ามีเสียงล่าช้า เสียงดังหรือเบาผิดปกติ หรือมีเสียงรบกวนขณะใช้ไมโครโฟนหรือไม่
- วางแผนและเตรียมข้อมูลสำหรับการประชุมให้พร้อม
ประชุมออนไลน์ไม่ใช่เรื่องใหม่ในปัจจุบัน ด้วยความสะดวกและไร้ข้อจำกัดเรื่องสถานที่ ทำให้หลายองค์กรเริ่มใช้การประชุมออนไลน์เป็นวิธีสื่อสารหลักมากขึ้น ดังนั้นการเตรียมความพร้อมจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะการเตรียมอุปกรณ์ประชุมออนไลน์ เพื่อให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพและบรรลุจุดประสงค์ในการประชุมทุกครั้ง
ปัจจุบันมีอุปกรณ์ประชุมออนไลน์มากมายให้เลือกสรรตามความต้องการและงบประมาณ หากหน่วยงานของคุณกำลังมองหาอุปกรณ์ประชุมออนไลน์ สามารถรับคำแนะนำเพิ่มเติมจาก Fuzion Far East ทีมงานของเรามีความเชี่ยวชาญเรื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ สามารถแนะนำสินค้าให้ตรงกับความต้องการและงบประมาณของคุณ รวมทั้งบริการติดตั้งโดยทีมงานระดับมืออาชีพ ให้การประชุมออนไลน์ของคุณไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป